Computerkassen
24.02.1999

Kassen für das nächste Jahrhundert?
Das neue Jahrhundert steht vor der Tür und mit ihm kommen neue Probleme durch die Umstellung auf das Jahr 2000 und zwei Jahre später die Einführung des Euro als Zahlungsmittel. Eine Computerkasse heutiger Bauart wird bei der schnellen Entwicklung der Technologie das nächste Jahrhundert sicher nicht überdauern, kann aber den Weg ins und im neuen Jahrhundert erleichtern. Eine Computerkasse ist mit einer "normalen" Registrierkasse nicht direkt zu vergleichen denn diese Systeme trennen, nicht nur beim Preis, Welten. Hier ist sicherlich für jeden Unternehmer eine genaue Analyse der Kosten und des Nutzens notwendig.
Komponenten
Während bei einer normale Registrierkasse die verschiedenen Komponenten (Kassenlade, Tastatur, Kundendisplay, Rechner, Bondrucker) meist zu einer Einheit zusammengefaßt sind, besteht eine Computerkasse aus einzelnen Komponeten, die je nach Bedarf ins System integriert werden, womit eine genaue bedarfsspezifische Konfiguration realisiert werden kann. Zusätzlich ist der Anschluß von Komponeten möglich, die an eine Registrierkasse nicht anzuschließen sind. Ein weiterer Vorteil des modularen Aufbaus ist, dass eventuell defekte Teile nicht sofort das gesamte System lahmlegen und ein schneller Austausch ohne Technikereinsatz möglich wird. Viele Lieferanten bieten gegen Aufpreis Serviceverträge an, die einen Vorabaustausch defekter Teile binnen 24 Stunden anbieten.
Aus folgenden Teilen besteht eine Computerkasse:
 Rechner (Standard-PC heutiger Bauart)
 Standardtastatur (Für Konfiguration und Wartung, ist im Normalfall nicht während des Betriebes angeschlossen)
 Maus (Für Konfiguration und Wartung, wird im Normalfall nicht während des Betriebes genutzt)
 Kassentastatur (Programmierbar gemäß Kundenwunsch)
 Monitor (Kleiner s/w Monitor, in der Regel 9 Zoll)
 Bondrucker (Nadeldrucker der schwarz und rot drucken kann)
 Kassenlade (Verschiedenste Bauarten wie Top- oder Frontlader sind möglich)
Als Option sind weiterhin folgende Teile möglich:
 Kundendisplay (Zeigt die Kassenvorgänge und den Endpreis dem Kunden an, wenn er nicht auf den Monitor sehen kann)
 Scanner (Verschiedenste Bauarten sind möglich)
 Standarddrucker (Handelsübliche Drucker wie Laser- oder Tintenstrahldrucker zum Ausdruck von Lieferscheinen oder Rechnungen an der Kasse)

Vorteile
Was unterscheidet die Computerkasse denn außer den vielen Einzelkomponenten von der Registrierkasse? Die grundlegenden Funktionen einer Kasse müssen natürlich bei beiden Systemen vorhanden sein.
 Abrechnung (Umsatzberechnung, Kassenbestand, Berechnung der MWSt.-Abgaben zu verschiedenen MWSt.-Sätzen)
 Warengruppenzuordnung (Umsatzberechnung in den Warengruppen)
 Verkäuferverwaltung (Umsatzberechnung der Verkäufer)
Kann die Computerkasse diese Berechnungen besser? Nein, denn wenn die Registrierkasse diese Punkte nicht fehlerfrei erfüllen würde, wäre ein derartiges System nicht anzuwenden. Das EDV-System als Kasse kann viele Funktionen über diese Grundfunktionen hinaus. Ein PC-Kassensystem kann fast unbegrenzt Warengruppen verwalten. Sicherlich ist die Anwendung dieser Warengruppen durch die Anzahl der Tasten der Tastatur begrenzt, aber es können z.B. saisonbedingt bestimmte Warengruppen (Adventzubehör, Weihnachtsbäume, Osterartikel) zeitweilig auf der Tastatur aufgenommen werden. Die Tastaturen sind frei programmierbar und dadurch dem Kundenwunsch und dem Bedarf anzupassen. Es können 10 und mehr Verkäufer definiert werden, die über einen eigenen Zugangscode Zugriff auf die Kasse bekommen. Die Computerkasse kann eine Vielzahl von verschiedensten Abläufen bei der Bezahlung und Abrechnung (EC-Cash, Scheck, Kreditkarten, Gutscheine) unterstützen. Aber die umfangreichsten Zusatzpakete gegenüber der normalen Kasse sind natürlich in den Bereichen Statistik und Artikelverwaltung zu finden. Zusätzlich zu den Tagesumsätzen der Warengruppen und der Verkäufer kann der Computer diese Daten über längere Zeiträume speichern und verarbeiten und somit eine langfristige Auswertung anbieten. Das Kassensystem der Terra Data GmbH, welches wir für diesen Test zur Verfügung hatten, hat weiterhin den Vorteil, dass eine Artikeldatenbank im Hintergrund mitläuft. Hier können nicht nur die Artikel des täglichen Verkaufs abgelegt werden (ein Standardartikelstamm wird bereits mitgeliefert) sondern hier kann weiterhin der Scan-Code dieses Artikels abgelegt werden. Dadurch wird dann der Einsatz von Scansystemen möglich. Die Funktionen der Kasse sind alle in dem Programm integriert. Sollten sich die Randbedingungen wie MWSt. oder ähnliches ändern, so wird die Kasse den neuen Ansprüchen allein durch das Aufspielen eines entsprechenden Updates wieder gerecht.

Die Kasse in Verbindung mit anderen Programmen
Der wahre Vorteil der Computerkasse zeigt sich jedoch erst beim Zusammenspiel mit einem Kassenbuch, Auftragsbearbeitung (mit Artikelverwaltung) oder einer Grabpflegeverwaltung. Der große Vorteil liegt in der konsequenten Nutzung der EDV vom Wareneingang bis zum Warenausgang an der Kasse, wobei sämtliche Daten auf dem gesamten Weg verfügbar sind und von den Programmen bei Bedarf an das nächste Programm weitergegeben werden. So wird der Kreditverkauf an der Kasse getätigt und am Monatsende dann im Büro in eine Sammelrechnung umgewandelt und dem Kunden zugesandt. Der Zahlungseingang wird wiederum vom System kontrolliert und aus der "Offenen Posten" Liste entnommen. Bei keinem Zahlungseingang schlägt das System eine Mahnung oder Erinnerung vor. An der Kasse kann auf die Artikel und auch auf die Kundendaten zugegriffen werden. So kann eine vorhandene Rechnung an der Kasse eingesehen werden wenn der Kunde diese Bar bezahlen will.

Diese zusätzlichen Programme können natürlich auf dem Rechner laufen, der auch als Kasse dient. In der Regel ist jedoch für den Einsatz dieser Systeme ein zusätzlicher Rechner notwendig. Mit den Zusatzprogrammmen wie Auftragsbearbeitung oder Kassenbuch muss zur konsequenten Nutzung regelmäßig während der Ladenöffnungszeit gearbeitet werden. Sollen diese Programme nun während den Geschäftszeiten genutzt werden, ist der Rechner der Kasse belegt und die Kasse ist nicht in Betrieb. Existieren zwei Rechner, müssen beide auf die gleichen Artikel- und Kundendaten zugreifen können was nur durch eine Verbindung dieser Rechner realisiert werden kann. Bei kleineren Systemen mit einem Kassenrechner und einem Bürorechner, auf dem während der Geschäftszeiten nur wenig gearbeitet wird, reicht eine einfache Verbindung zwischen den Rechnern. Bei Rechnersystemen in denen zwei oder mehr Rechner regelmäßig gleichzeitig genutzt werden ist der Einsatz eines zusätzlichen Rechners als Hauptrechner (Server) notwendig, auf dem die Rechner ihre gemeinsam genutzten Daten ablegen. 
 Kassenbuch
Wird ein Kassenbuch auf dem Rechnersystem geführt, das mit dem Kassenbuch kompatibel ist, können die Kassendaten allabendlich automatisch in das Kassenbuch übergeben werden.
 Auftragsbearbeitung
Mit der Auftragsbearbeitung existieren viele Schnittstellen. So können an der Kasse Rechnungen geschrieben und bei vorhandenem Drucker direkt ausgegeben werden. Für Geschäftskunden können bei Kreditverkäufen Lieferscheine an der Kasse geschrieben werden, die nur einmal monatlich in eine Rechnung gewandelt werden. Rechnungen für Grabpflegeleistungen können an der Kasse bezahlt und dann sofort aus der Liste "Offene Posten" entfernt werden. In Verbindung mit der Auftragsbearbeitung ist z.B. auch ein Kundenkartensystem möglich. An der Kasse kann auf alle Daten der Auftragsbearbeitung zu gegriffen werden.

Kundenkartensystem
Die Einführung eines Kundenkartensystems ist eines der großen Vorteile dieses kombinierten Systems mit Computerkasse und Auftragsbearbeitung. Hier besteht die Möglichkeit Kunden durch die Gewährung von Vorteilen stärker an das Geschäft zu binden. Kunden kann ab einer zu bestimmenden Umsatzsumme einen Rabatt eingeräumt werden oder oder sie bekommen einen Gutschein. Mit der Terra Data Auftragsbearbeitung ProPlus können derartige Kundenkarten sogar selbst definiert und sogar mit Bar-Code ausgedruckt werden. Beim Verkauf an der Kasse können dann die Kundendaten durch den Scanner aufgerufen werden und der Verkauf wird dem Kunden zugeordnet und gutgeschrieben. Am Ende des Monats kann dann ebenfalls eine genaue Liste der Verkäufe über die Kundenkarte ausgedruckt werden.

Scanner
Sollen denn jetzt die einzelnen Blüten mit einem Bar-Code versehen werden und beim Verkauf eingescannt werden? Sicherlich nicht! Dennoch ist der Einsatz eines Scanners auch im "Grünen Fachgeschäft" sinnvoll. Alle Verkaufsartikel wie z.B. Erden, Dünger, Kerzen und Karten werden heute bereits mit diesem Bar-Code geliefert. Auch Keramikartikel werden oft schon vom Hersteller mit Scan-Code versehen. Aber es sind noch andere Einsatzbereiche möglich. Neben der Kundenkarte ist auch der Einsatz von vorgedruckten Listen möglich. Neben der Kasse liegt dann z.B. ein DIN A4 Blatt auf dem die Bar-Codes verschiedener, oft verkaufter Artikel aufgedruckt sind. (Z.B. "Strauß gebunden" 20,-DM bzw. 30,- und 40,-DM.) Noch besser ist dieses System natürlich in Verbindung mit einem Etikettierprogramm zu nutzen, in dem eigene Etiketten für Waren gedruckt werden können. Wird selbst etikettiert, können Warenpreisgruppen wie z.B. "Keramikartikel" für 7,98 DM angelegt werden.

Zur Bedienung der Computerkasse sind keine speziellen Computerkenntnisse notwendig und der Umstieg von der normalen Kasse auf die EDV-Kasse gestaltet sich nicht komplizierter als der Umstieg auf eine neue Registrierkasse. Die Leistungsvielfalt, speziell in Verbindung mit zusätzlichen Programmen, ist beeindruckend und die Kasse kann sehr viele der täglich widerkehrenden Routinearbeiten erleichtern und übernehmen. Weiterhin können dem Kunden zusätzliche Angebote wie z.B. die Kundenkarte gemacht werden. Alle diese Vorteile liegen klar auf der Hand, doch darf man über den Vorteilen sicherlich nicht den Preis ab ca. 6.000,- DM vergessen.

Home - Aktuell - Archiv - Verbände - Ausbildung - Impressum